Zarządzanie danymi za pomocą programu FileMaker jest istotną częścią każdej firmy, a sama myśl o tym może przyprawić o dreszcze. Zarządzanie danymi może przyprawić o ból głowy, ale wcale nie musi tak być. Dzięki programowi FileMaker zarządzanie danymi jest tak proste, jak to tylko możliwe. Istnieje kilka różnych sposobów zarządzania danymi za pomocą programu FileMaker, ale dziś poznamy kilka najpopularniejszych metod. Być może już to wiesz, ale na wszelki wypadek nie – zarządzanie danymi jest jedną z najważniejszych funkcji Twojej bazy danych. Pomaga utrzymać rzeczy w porządku i ułatwia znalezienie konkretnych informacji później w dół drogi, gdy potrzebujesz ich ponownie. Poznajmy niektóre z najlepszych praktyk zarządzania danymi w programie FileMaker.
STARS Tutorial – Zarządzanie danymi z FileMakerem
Dlaczego zarządzanie danymi jest tak ważne?
Dane są podstawą Twojego biznesu. To właśnie dzięki nim możesz wystawiać faktury klientom, realizować zamówienia, a co najważniejsze – śledzić stan magazynowy. Zbyt wiele danych może prowadzić do błędów, ale zbyt mało danych będzie prowadzić do nieefektywności. Twoje dane będą również ważnym środkiem kontroli jakości. Będziesz chciał mieć pewność, że Twoje ilości zapasów, opisy produktów i ceny są dokładne.
Importowanie danych do FileMakera
Jeśli dopiero zaczynasz pracę z programem FileMaker albo masz nową lub mniejszą firmę, najbardziej podstawową metodą zarządzania danymi jest import danych z systemu źródłowego. Nie ma lepszego sposobu na rozpoczęcie pracy. Jeśli masz już dobrze rozwinięty system księgowy, możesz zaimportować dane, a następnie utworzyć duplikat arkusza kalkulacyjnego, aby zaimportować dane do programu FileMaker. Można również importować dane do programu FileMaker z oprogramowania innych firm, na przykład z systemu koszyka na zakupy lub z witryny internetowej wynajętej od osoby trzeciej. Importowanie danych do programu FileMaker to szybki i łatwy proces. Wystarczy wprowadzić informacje odpowiadające kolumnom i wierszom w systemie źródłowym.
Unikanie zduplikowanych rekordów
Niektóre dane prawie na pewno pojawią się jako zduplikowane rekordy. To w porządku, ale dobrym pomysłem jest przeanalizowanie tych rekordów i stworzenie głównej listy informacji, które chcesz zachować. Gdy masz tę listę, możesz użyć jej do „odkurzenia” wszystkich dodatkowych informacji, które nie są potrzebne. Warto przeprowadzić tę analizę przed zaimportowaniem danych do programu FileMaker, aby zobaczyć, jakie informacje są zduplikowane.
Typy rekordów i role
Istnieją dwa sposoby kategoryzacji danych w programie FileMaker. Pierwszym z nich jest przypisanie typu do każdej kolumny w systemie źródłowym. Na przykład możesz wpisać „Data” dla kolumny zawierającej datę. Ma to sens, ponieważ każda data będzie miała datę w każdej kolumnie. Możesz użyć inspektora typów FileMaker, aby zobaczyć dokładne dane, które chcesz użyć w swoich rekordach FileMaker.
Innym sposobem kategoryzacji danych jest przypisanie roli do każdego wiersza w twoim pliku źródłowym. Powiedzmy, że system źródłowy ma specjalną rolę o nazwie „Otwórz”. Gdy przypiszesz tę rolę do wiersza, status 'Open’ pojawi się w każdej kolumnie. Możesz użyć inspektora ról FileMaker, aby zobaczyć dokładnie, jakie informacje są używane do przypisania roli.
Korzystanie z rozwijanych list i zestawów pól
Jeśli używasz jednej z metod importu, szybko odkryjesz, że będziesz musiał utworzyć nowe rekordy dla pól w swojej bazie danych FileMaker. Jeśli nie jesteś pewien, co zrobić z tymi polami, możesz użyć listy rozwijanej do wyboru z listy. Na przykład można utworzyć listę rozwijaną, która pozwala użytkownikowi wybrać adres pocztowy. Ten adres jest również w twoim systemie źródłowym, ale jeśli nie chcesz tworzyć rekordu dla każdego adresu, możesz użyć rozwijanej listy.
Możesz również utworzyć zestaw pól. Zestaw pól jest pojemnikiem, który przechowuje powiązane informacje i pozwala na ich jednoczesne wybieranie lub edytowanie. Na przykład, możesz utworzyć zestaw pól o nazwie „Nazwa klienta” i „Nazwa firmy”. Kiedy klient wpisuje swoje imię w pole „Nazwa klienta”, może jednocześnie wpisywać swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy.
Podsumowanie
Zarządzanie danymi może wydawać się trudnym zadaniem, ale wcale nie musi. Istnieje wiele różnych metod zarządzania danymi, a wszystkie z nich można wykorzystać w programie FileMaker. Dzisiaj omówimy importowanie danych, unikanie duplikatów rekordów, typy rekordów i role, a także listy rozwijane i zestawy pól. Mamy nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci rozpocząć pracę z zarządzaniem danymi.